Innovación • Tecnología

El 11 de marzo de 2020, la Organización Mundial de la Salud (OMS) declaró oficialmente el COVID-19 como una pandemia. Ante esta situación y el impacto en nuestro país y Empresa, RECOPE asumió la responsabilidad de colaborar para que las funciones y procesos básicos no se vieran desatendidos desde la perspectiva de soporte tecnológico, mediante la implementación de las siguientes acciones:

Teletrabajo: Ante el retiro abrupto de un tercio de los funcionarios de la Empresa para realizar teletrabajo, Tecnología configuró en tiempo récord 689 servicios VPN y 489 escritorios virtuales.
Equipos: Configuración de computadores portátiles y equipos estacionarios para que muy rápidamente los colaboradores de la Empresa en teletrabajo pudieran estar conectados desde sus casas, con un acceso continuo a las diferentes plataformas y servicios de información.
Continuidad del negocio: Se aseguró la continuidad del negocio manteniendo dentro de los límites esperados el tiempo disponible de uso (uptime) de la plataforma tecnológica que da soporte a los procesos operativos, que continuó labores de manera presencial.
Regionalización: Se distribuyeron las funciones entre el personal para ofrecer, en forma remota y presencial (en menor escala), la mejor atención a los servicios informáticos que atienden los procesos empresariales.

Servicios desarrollados

Fiscalización: Para el informe de auditores externos, “Principales oportunidades de mejora en el área de tecnología de información”, se subsanaron 11 de las 14 recomendaciones con estado de pendiente.
Semana de la Innovación - TECNOWEEK: Se concretó la semana de tecnología en un formato virtual. Se ejecutaron 15 seminarios web (3 por día), en los cuales participaron expositores nacionales e internacionales, con una asistencia muy nutrida de funcionarios y funcionarias.
Servicio al cliente interno: Se brinda soporte oportuno a usuarios finales con la atención del 93,8% de las solicitudes recibidas. En las encuestas sobre el teletrabajo y los servicios prestados durante el año por DT, se obtuvieron resultados que acreditan un 96,5% de satisfacción de los usuarios.
Estrategia: Se consolidó el sistema de seguridad de la información bajo la norma ISO/IEC 27001:2013. Se adoptó el sistema de gestión de servicio bajo la norma ISO/IEC 20000:2014. Durante el segundo semestre, se aprobó el Plan Estratégico en Tecnologías de Información – PETIC en alineamiento con el Plan Estratégico Empresarial 2020-2030.
Proyectos: Producto de la conformación de equipos de trabajo (ad hoc), se implementaron los servicios ITCM / SPECTRUM y se estabilizaron los servicios de Directorio Activo – AD y Escritorios Virtuales – VDI. Se avanzó en la documentación de las arquitecturas tecnológicas, el desarrollo de la red ARAI y la renovación de la infraestructura. Se liberaron los servicios CCD entrante y PIN, que se integran a la plataforma SINPE del BCCR. Se brindó apoyo en la puesta en marcha del sistema de control de fugas.

Mejora en el área de tecnología de información RECOPE

Proyectos de mejora y digitalización de los procesos

Proyecto GRS

El Proyecto GRS consiste en configurar e implementar la herramienta SAP para automatizar el sistema de valoración de riesgos y de seguimiento. En el corto plazo, esto permite una adecuada administración del sistema en forma automatizada. Con el proyecto se busca construir un proceso de gestión de riesgos y seguimiento ágil, seguro e innovador para RECOPE. A continuación se indican los beneficios esperados en los niveles empresariales y del personal.

Empresa

Disponibilidad oportuna de la información para la toma de decisiones
Mejora de procesos empresariales
Sistema eficaz de seguimiento para la gestión de riesgos y mejor control
Aprovechamiento de lecciones aprendidas
Generación de estadísticas y datos para aumentar la precisión en la valoración de riesgos

Personal

Mayor accesibilidad a la información
Herramienta fácil de entender (pautas claras para completar la información, estándar y uniforme)
Plataforma amigable con el usuario
Información centralizada, confiable y oportuna

Sobre la contratación

Empresa adjudicada: Ernst & Young, S. A.
Inicio del plazo contractual: 6 de marzo 2020
Fecha de orden de inicio: junio 2020
Se cuenta con equipo de proyecto y equipo enlace conformado con personal clave de la empresa

En este proyecto se están utilizando modelos comparativos basados en las mejores prácticas para las configuraciones generales del módulo. Se ejecutaron las tres primeras etapas del proyecto así como la metodología de implementación. Se inició con la fase 4 de construcción.

Proyecto Morpho

Implantación de Recursos Humanos Módulo RRHH (ERP-10-2016): Está por concluir el módulo de aprendizaje. El resto de los módulos se encuentran en período de estabilización e integración. Además, se formalizó la modificación contractual para configurar los procesos disciplinarios de la Asesoría Jurídica en un nuevo módulo llamado Service Center. Se espera que, en el mes de mayo de 2021, se realice el cierre definitivo del proyecto. Se contempló la compra del software para complementar el módulo de Reclutamiento, en el cual se generan todas las pruebas psicométricas necesarias para reclutar personal.

Se está en la etapa final, que permitirá una mayor agilidad e integración en los procesos relacionados a la gestión del recurso humano.

Módulo HCM

Estado de avance: Módulo en operación, en proceso de estabilización. Se atienden productos adicionales relacionados con liquidaciones, acciones de personal y solicitudes para cumplir con la ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas.

Módulo Empleado Central (EC)

Estado de avance: Módulo en operación, en proceso de estabilización. En este módulo se controlan los movimientos del personal.

Módulo Autogestión

Estado de avance: Módulo en operación, en proceso de estabilización. En este módulo se administran los ausentismos y los beneficios del personal.

Módulo Evaluación del desempeño

Estado de avance: Configurado.
Acciones pendientes:

Las cargas y la creación de los perfiles de puestos considerando el nuevo Manual de Puestos y las capacitaciones a las jefaturas.
Normativa vigente
Con la nueva normativa, construcción de un nuevo requisito asociado a la evaluación a las jefaturas. Producto en proceso de iniciar pruebas. Responsable: el Contratista.

Módulo de Reclutamiento

Estado de avance: Piloto realizado. En el sistema se han gestionado dos reclutamientos externos. Debe ser probado en reclutamientos internos y concursos. Se espera utilizar a partir de mayo de 2021.

Módulo de Aprendizaje

Estado de avance: Configurado. En proceso de validación final para su utilización general por parte del personal del Departamento de Desarrollo de Capital Humano a partir de mayo de 2021.

Módulo de Inducción (onboarding)

Estado de avance: Configurado. Listo para operar, solo esperando definición de Dirección Administrativa.

Módulo de Sucesión y Desarrollo

Estado de avance: Configurado. Listo para operar, plan piloto en proceso y esperando definición de Dirección Administrativa para iniciar operaciones.

Módulo de Procesos Disciplinarios

Estado de avance: Configurado. Listo para operar; próxima entrega a la Dirección Jurídica para inicio de operaciones.

Se han adquirido otras herramientas complementarias durante el proyecto, tales como:

Qualtrics: herramienta de la marca SAP para la creación de encuestas, disponible para áreas como:

Gestión de Cambio y Cultura, para realizar estudios de clima laboral
Transformación y Mejora, para realizar encuestas de satisfacción
Desarrollo de Capital Humano, para realizar encuestas de reacción
Gestión de Ventas, para realizar encuestas a los clientes

Evaluatest: herramienta de apoyo a los procesos de reclutamiento para la medición de las competencias. Producto actualmente en uso por parte de Desarrollo de Capital Humano.

Proyecto de comercio electrónico

Se trata de un proyecto innovador, una solución moderna y flexible para facilitar a los clientes los procesos de pago, planificación y retiro de combustibles. Se encuentra en la etapa de revisión del cartel de licitación. Se espera publicar en mayo de 2021.

Proyecto volumétrico

Un proyecto nuevo que robustece uno de los procesos fundamentales de la empresa. Consiste en la automatización del control detallado del proceso de planificación de la demanda y aprovisionamiento de inventarios. Para abril de 2021 se espera la publicación del cartel.